Unter vielen Ärzten herrscht die Meinung, dass die medizinische Dokumentation zu langsam erstellt wird. Sofort zeigen alle mit dem Finger auf die Arztsekretär*innen. Die Arztsekretär*innen sollen die Diktate schneller verschriftlichen. Falls nötig, soll mehr Personal eingestellt werden. Dann läuft’s schon, oder?
Falsch gedacht!
Oftmals liegt das Problem nicht (nur) beim Sekretariat. In vielen Praxen/Kliniken schaffen es die Arztsekretär*innen problemlos, die Diktate innerhalb eines Tages zu verschriftlichen. Voraussetzung dafür ist jedoch, dass das Diktat klar und präzise erfolgt und der interne Prozess reibungslos abläuft.
Der eigentliche Haken liegt also nicht an einem Mangel an Personal, sondern am Diktat- und Briefworkflow. Dieser zieht sich in vielen Kliniken über mehrere Tage hin, obwohl er innerhalb weniger Stunden abgeschlossen werden könnte. Hier liegt das wahre Zeitfresser-Potenzial.
Durch eine Optimierung des Workflow`s können wertvolle Zeit und Ressourcen gespart werden – und das ganz ohne zusätzliches Personal einstellen zu müssen. Es sind also nicht die Arztsekretär*innen, die bremsen, sondern ein ineffizienter Workflow, der dringend auf den Prüfstand gehört.
👉Fazit: Zeit sparen durch Prozessoptimierung
Bevor also nach mehr Personal gerufen wird, lohnt es sich, den gesamten Prozess der medizinischen Dokumentation zu durchleuchten und zu optimieren. Ein klar definierter und effizienter Workflow sorgt dafür, dass die Arztsekretär*innen ihre Arbeit schnell und effektiv erledigen können – und das spart Zeit und Nerven auf allen Seiten.
Wann wird diktiert?
Die Qualität und Schnelligkeit eines Arztbriefs hängen stark vom Zeitpunkt seiner Erstellung ab. Es ist daher umso überraschender, dass viele Kliniken in dieser Hinsicht keine eindeutigen Vorgaben machen.
Was wird diktiert?
Viele übersehen das Potenzial in den Diktaten der Ärzte und Ärztinnen. Mit cleveren Tricks wie standardisierten Diktaten, die Textbausteine nutzen und unnötiges weglassen, könnte man sich eine Menge Zeit sparen. Stellt euch vor, Berichte die sonst 3 bis 6 Minuten brauchen, wären plötzlich in der Hälfte der Zeit fertig. Bei 10 Sprechstunden am Tag könnten das locker 30 Minuten mehr für die Patienten sein – und weniger Zeit, die mit Korrekturen verbracht wird. Ein Hoch auf die Effizienz!
Wo wird diktiert?
Für ein Diktat ist eine stille Umgebung ideal und mit einem Zugriff auf das Patientenmanagement-System/KIS hat man alle nötigen Infos griffbereit.
Zuordnung der Diktate
Diktate sollten nicht im großen Stil in den Pool geworfen werden, sondern gezielt an einzelne Arztsekretär*innen oder Gruppen vergeben werden. Ob nach Fachgebiet oder nach spezifischem Arzt, mit dem explizite Arztsekretär*innen wie im Duett harmonieren – die Vergabe kann variieren.
Priorisierung der Diktate
Beim Priorisieren der Diktate sollte man sich im zweiten Schritt von der Logik und nicht von der Hierarchie leiten lassen. Es ist doch zum Schmunzeln, dass in manchen Kliniken die Diktate des Chefarztes Vorrang haben, selbst wenn sie weniger dringend sind. Das bringt doch nur alles durcheinander! Also, weg mit dem hierarchischen Schnickschnack und her mit einer sinnvollen Ordnung!
Fachliche Qualifikation der Schreibkräfte
Häufig werden Arztsekretär*innen ohne gründliche Einarbeitung direkt ins Geschehen geworfen und müssen sich eigenständig orientieren. Ein strukturierter Einarbeitungs- und Entwicklungsprozess, der gegenseitige Unterstützung bei Abwesenheit ermöglicht, ist selten vorhanden. Oftmals verhindert Zeitmangel einen wohlüberlegten, langfristigen Einsatzplan. Das hat zur Folge, dass Berichte spezifischer Fachrichtungen oder Ärzten unbearbeitet bleiben, weil sie nur von einer bestimmten Person bearbeitet werden können, oder dass der Prozess wegen unzureichender Qualifikationen ins Stocken kommt.
Nachdem die Arztsekretär*innen den Brief zu Papier gebracht hat, kommt der Vidierprozess ins Spiel. Dieser kann entweder auf die gute alte analoge Art oder ganz modern digital ablaufen.
Eine gezielte Analyse und Optimierung der aktuellen Abläufe kann dabei helfen, Engpässe zu erkennen und zu beseitigen. Beispielsweise können durch die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben, eine bessere Organisation der Dokumentation und die Einführung effizienter Kommunikationstools erhebliche Zeiteinsparungen erzielt werden. Auch die Verringerung unnötiger Rücksprachen und die klare Festlegung von Verantwortlichkeiten tragen dazu bei, dass die Arbeitsprozesse reibungsloser und schneller ablaufen.
Wenn wertvolle Zeit effizienter genutzt wird, können sich die Mitarbeiterinnen auf ihre Kernaufgaben konzentrieren, was wiederum die Servicequalität und Zufriedenheit der Patienten erhöht. Optimierte Workflows führen somit zu einer win-win-Situation: höhere Effizienz und Produktivität auf der einen Seite sowie zufriedenere Mitarbeiterinnen und Patienten auf der anderen Seite.