Spracherkennung & neue Praxissoftware: 5 Punkte, die oft übersehen werden

Digitalisierung in der Medizin professionell umsetzen – Erfahrungen aus dem Alltag eines medizinischen Schreibdienst

Die Digitalisierung in der Medizin und vor allem in den Arztsekretariaten schreitet voran. Neue Softwarelösungen, insbesondere mit integrierter Spracherkennung, versprechen Effizienz, Tempo und moderne Abläufe. Als externes Arztsekretariat begleiten wir solchen Umstellungen regelmässig – und erleben dabei, was funktioniert - aber auch, was häufig unterschätzt wird.

1. Digitalisierung braucht mehr als Software – sie braucht Prozessdenken

Der Wunsch nach modernen, digitalen Abläufen ist nachvollziehbar – gerade in Zeiten von Fachkräftemangel und steigender administrativer Belastung. Doch der entscheidende Erfolgsfaktor wird oft übersehen:

Es braucht Vorbereitung. Und zwar nicht nur technisch, sondern organisatorisch.

Eine neue Software verändert mehr als nur die Benutzeroberfläche. Sie beeinflusst den gesamten administrativen Ablauf – von der Anamnese bis zur Berichtserstellung. Viele Ärztinnen und Ärzte unterschätzen den Aufwand, der mit einer erfolgreichen Integration verbunden ist.

Unser Tipp: Analysieren Sie vor der Einführung die bestehenden administrativen Abläufe kritisch. Wo entstehen Zeitverluste? Wo ist der Übergang zwischen Diktat und Dokumentation nicht sauber definiert? Wann, wo und wie wird diktiert?

2. Medizinische Spracherkennung ist mächtig – aber nicht selbsterklärend

Moderne Spracherkennungssysteme wie die Dragon Software bieten beeindruckende Funktionen. Aber sie setzen voraus, dass sich der Diktierstil anpasst. Was häufig vergessen geht:

• Satzzeichen und Befehle müssen aktiv mitdiktiert werden (z. B. „Komma“, „Punkt“, „Neue Zeile“)
• Persönliche Kommentare für das Sekretariat gehören der Vergangenheit an – sie erscheinen wortwörtlich im Text
• Makros oder Textbausteine müssen gezielt eingebaut werden

Als medizinischer Schreibdienst erleben wir häufig, dass Texte nachträglich umfangreich korrigiert werden müssen – einfach, weil der Diktatstil nicht angepasst wurde. Das kostet Zeit und verunsichert das Team.

3. Künstliche Intelligenz kann unterstützen – aber auch irreführen

Die KI-basierte Spracherkennung ist noch nicht perfekt. Kleine Fehler können in der Weiterbehandlung der Patienten grosse Wirkung haben:

- „Kein“ wird zu „ein“
- „Nicht“ wird zu „noch“
- „Keine Schmerzen“ wird zu „einige Schmerzen“

Solche Fehler sind keine Ausnahme – und sie können für die weitere Behandlung relevant sein. Besonders herausfordernd wird es, wenn der Diktierende nicht muttersprachlich spricht. Satzstellung, Fachbegriffe und Grammatik können die Software schnell überfordern.

"Das medizinische Sekretariat wird technischer – und unverzichtbar"

Die Rolle der Arztsekretärinnen verändert sich. Heute geht es weniger um das reine Schreiben, sondern um:

- Qualitätskontrolle der KI-Ausgabe
- Verständnis für medizinische Zusammenhänge
- Technisches Know-how bei der Bearbeitung digitaler Workflows

Bei Braunstift unterstützen wir Praxen und Kliniken dabei, diese neuen Anforderungen effizient zu bewältigen. Unsere Mitarbeitenden bringen Erfahrung aus dem Klinik- und Praxisalltag mit – und verbinden medizinisches Fachwissen mit digitalen Kompetenzen.

4. Akzeptanz ist der Schlüssel – besonders bei erfahrenem Personal

Viele unserer Kundinnen und Kunden haben über Jahre hinweg bewährte Diktierabläufe entwickelt. Die Umstellung auf eine digitale Praxislösung mit Spracherkennung ist nicht nur technisch, sondern auch emotional herausfordernd. Verständnis, Geduld und individuelle Begleitung sind hier entscheidend.

Gerade erfahrenes Personal tut sich oft schwer mit Umstellungen. Das liegt nicht an fehlender Offenheit – sondern an jahrzehntelang bewährten Abläufen. Diese zu ändern, bedeutet Unsicherheit – und oft auch die Sorge, an Effizienz zu verlieren.

Ein reibungsloser Übergang gelingt dann, wenn man:

• Frühzeitig informiert
• Anwendungsbeispiele zeigt
• Fehlertoleranz in der Anfangsphase zulässt
• und vor allem: individuell begleitet

Digitalisierung ist kein „One-size-fits-all“-Projekt – sondern ein gemeinsamer Lernprozess.

5. Fünf Erfolgsfaktoren für die Einführung digitaler Praxissoftware

• Prozessanalyse vor der Einführung - Wo entstehen heute Engpässe, wie kann die Software sinnvoll unterstützen?
• Einbindung aller Beteiligten - Ärzt*innen, Sekretariatsmitarbeiter*innnen, IT – alle sollten involviert werden
• Schulung & Support statt „Learning by Doing“ - Zielgruppenspezifische Trainings sind entscheidend
• Testphase mit realistischer Fallzahl - um Fehlerquellen frühzeitig zu erkennen und Prozesse anzupassen
• Klare Verantwortlichkeiten & Feedbackrunden - Damit Erfahrungen geteilt und Prozesse laufend verbessert werden können

Fazit: Digitalisierung gelingt mit Struktur, nicht nur mit Software

Die Vorteile moderner Technologien liegen auf der Hand. Doch für einen wirklich effizienten Ablauf braucht es mehr als eine neue Oberfläche:

- Prozessanalyse vor der Umstellung
- Schulungen und individuelle Begleitung
- Einbindung des gesamten Praxisteams (Benutzer)

Als medizinischer Schreibdienst für die Schweiz verstehen wir, was es bedeutet, komplexe Anforderungen praxisnah umzusetzen. Digitalisierung ist kein Selbstläufer – aber mit den richtigen Partnern wird sie zur echten Entlastung.

Steht bei Ihnen demnächst eine Systemumstellung an?
Dann wissen Sie: Neue Software bringt Chancen – aber auch Herausforderungen.
Gerade in der Anfangsphase ist es entscheidend, ein verlässliches Backup zu haben – besonders im Sekretariat, wenn Abläufe noch nicht ganz reibungslos funktionieren.

Braunstift unterstützt Sie genau dort, wo es zählt:
Mit einem erfahrenen externen Arztsekretariat, technischem Verständnis und administrativer Entlastung – damit Ihre Umstellung nicht ins Stocken gerät, sondern gelingt.

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